春になるとお問い合わせの増える町内会・PTAのデータ作成。
誰もがパソコン操作に自信があるわけではありませんし、中にはパソコンをお持ちでない方もいらっしゃいます。
データ作成をスマートフォンで行うのは難しすぎますから、パソコンでの作成をお勧めいたします。
今回は、そのようなデータ作成で役立つテクニックをご紹介いたします。
町内会・PTAの役員になった方にお勧めのノートパソコン
役員になったことで、パソコンが必要！という方が慌てて家電量販店に行ってもどんなパソコンを購入すればよいかわからないですよね。
まずは、私のお勧めする「選んで失敗のないパソコン」をご紹介いたします。
選んで失敗のないノートパソコン
10万円以内で購入でき、Microsoft Officeが付属しているため資料作成で困ることはありません。
（多くの低価格パソコンではMicrosoft Officeが省かれてしまっているため、買い足す必要があります）
さらに、こちらの記事でご紹介しているCPU・メモリ・SSD搭載していることでパソコンの速度も申し分ありません。
※品切れの場合は、上記のスペックを参考に他メーカーをお探しください。
前年度の役員の方からデータの引継ぎがあったケース
まずは、前年度の役員の方からデータを引継ぎがあったケースについて、実際に私にご相談のあったケースをご紹介いたします。
会計担当をになられた方は、Excelデータを取り扱うことになります。
Excelデータには計算式が使われているため、まずは資料内の計算式を確認しておく必要があるのです。
多くの方が携わっているデータですと、計算式が削除されてしまっているような場合があります。
こうしたケースで計算式を修正する方法は、こちらの記事をご参考ください。
引継ぎの場合は元データがある分、難しい操作を求められないため助かりますね。
引継ぎデータがない場合
前年度の方から、データの引継ぎがなかったケースでお問い合わせの多い内容をまとめました。
パソコンを購入したばかりの方がご相談くださるケースで「ページ設定」が上げられます。
Wordは通常A4サイズで設定されていますが、作成する文書によってはB４やA5に変更する必要があります。用紙サイズの変更はページ設定で行うのですが、ページ設定の用紙サイズ一覧があきらかに少ないケースがあります。
Wordのページ設定の用紙サイズを増やす方法はこちら
データ作成で必要なのが「保存操作」です。ご自分のパソコンであれば基本的にはドキュメントに保存されていますが、パソコンが不慣れな方にとって保存操作は至難の業といえるでしょう。
シニアのパソコン.comでも保存関係のお問い合わせが多くなっているため、保存操作について詳しくまとめておきました。
名前を付けて保存と上書き保存の違いについて
間違いなく保存が行えることで、今年度作成した資料を来年度の役員の方へ引継ぎを行うことも可能です。
引継ぎデータがあると、役員の方にとっては本当に助かります。
ぜひ、データを使いまわせるように作成してみてください。
データを使いまわすために、覚えておきたいWordの表のテクニック
引き継いだ資料が使いづらい・・・というご相談も多くいただきます。
私の教室でもお持ちいただいたデータを拝見したところ、文章がきれいに揃っていないため、作り直したデータも同じように不揃いになってしまうというケースがありました。
文章をきれいにそろえるためのテクニックに表の活用があります。
私も普段使うことが多いテクニックなので、ご紹介いたします。
配布資料を割り付け印刷したい
役員の方は、ご自宅のプリンターで印刷して配布・・・というケースもあります。
枚数が多くなると印刷コストもばかにならなくなるので、2枚の資料を1枚に割り付け印刷したい。とご相談いただいたことがありました。
ほかにも、掲示板に張り出すためにポスター印刷が自宅でできないか？とご相談いただいただこともあります。
割り付け印刷やポスター印刷はプリンターの設定で簡単に行うことができるので、ぜひ知っておきたいテクニックでしょう。
文書を読みやすくする均等割り付け
文書を読みやすくするため、強調表示したいか所に利用するのが均等割り付けです。
Wordでは均等割り付けが簡単に行えるのですが、うまくいかないとご相談いただいたことがあります。
均等割り付けの操作がうまくいかない場合に、確認しておきたいか所と変更方法をまとめました。
いかがでしたでしょうか。ここでご紹介した内容はすべて実際にご相談のあった事例をもとにしております。
町内会やPTA役員になった方に、すこしでもお役に立ったなら幸いです。
シニアのパソコン.comデータ作成代行サービス
最後に「どうしてもパソコン操作はできない！」という方にデータ作成サービスをご紹介いたします。
シニアのパソコン.comのインストラクターがパソコンが苦手なあなたのために、データ作成代行を行っております。
できるだけお安く作成させていただくために、ココナラというWEBサービスで代行しております。
パソコンをお持ちでない方はスマートフォンをお持ちであれば、どなたでもご利用いただけます。
作成したデータは、コンビニのプリンターで印刷も可能です。
詳しくはこちらをお読みください。
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